Conditions générales d'activité

Conditions générales de prestation de services

Cadre législatif : art.281 et 295 de la loi du 4 avril 2014 comme modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (EU) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 concernant la distribution des assurances.

Identification

Nom CLOES CONSULT SPRL
Siège social Rue Rimière 13 4120 NEUPRE
Bureau Rue Rimière 13 4120 NEUPRE
GSM 0496 26 45 46
E-Mail jlc@cloesconsult.be
Web www.cloesconsult.be
Numéro d’entreprise 0471.563.817
Numéro FSMA 046390A
Banque BE 38 3400 9958 3672
Personne de contact Jean-Louis Cloes

Notre activité

Intermédiaire d’assurances et de crédit hypothécaire, inscrit sous le numéro 110952A dans le registre tenu par la FSMA dont le siège est situé Rue du Congrès 12 - 14 à 1000 Bruxelles – www.fsma.be.
Notre bureau offre des services d’intermédiation en assurances et en crédit hypothécaire. Ces services consistent à fournir des conseils sur des contrats d’assurance, à présenter ou à proposer des contrats d’assurance ou à réaliser d’autres travaux préparatoires à leur conclusion ou à les conclure, ou à contribuer à leur gestion et à leur exécution, à donner et récolter l’information nécessaire sur les différentes formules de crédit hypothécaire, à évaluer la solvabilité et la capacité de remboursement du client pour la solution proposée. Notre bureau exerce ses activités dans les branches suivantes :
01. Accident
02. Maladie
14. Crédit
21. Assurances sur la vie non liées à des fonds d’investissement à l’exception des assurances de nuptialité et de natalité
23. Assurances sur la vie, assurances de nuptialité et de natalité liées à des fonds d’investissement
26. Les opérations de capitalisation

Accessibilité

Nous sommes à votre disposition soit à l’occasion d’une visite dans vos bureaux ou à votre domicile, soit par téléphone. Vous pouvez également nous envoyer un email ou un courrier.

Communication avec notre bureau

Cadre législatif : article 285 de la loi du 4 avril 2014, modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d’assurance. Notre bureau communique autant que possible avec vous par voie électronique. Par la signature de la fiche signalétique client, vous marquez votre accord sur cette méthode/support de communication et sur l’exactitude de l’adresse email communiquée. Vous vous engagez également à nous communiquer tout changement de vos coordonnées y compris d’adresse email.

Conservation de données

Cadre législatif : article 291 de la loi du 4 avril 2014, modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d’assurance.
Notre bureau conserve un enregistrement de toutes les activités de distribution d’assurances réalisées afin de permettre à la FSMA de vérifier si notre bureau se conforme aux obligations légales en la matière et en particulier s’il remplit ses obligations envers ses clients actuels ou potentiels.
Les données seront conservées pendant une période de 5 ans afin que la FSMA puisse exercer sa tâche de surveillance et, si la FSMA le demande, pendant une période de 7 ans, sans préjudice de la possibilité offerte à notre bureau, dans le respect du règlement 2016/679, de les garder plus longtemps pour l’exécution de la convention et la gestion des litiges connexes.

Confidentialité des données

Chaque partie, notre bureau et vous en qualité de client, s’engage à ne pas divulguer à des tiers les informations confidentielles concernant l’autre partie dont elle aurait eu connaissance dans le cadre de la présente collaboration à l’exception des informations qui doivent être communiquées à des tiers pour la bonne exécution du contrat (par exemple assureur, réassureur, expert, etc.) et des exceptions légales.

Information par le biais du site internet de notre bureau

Conformément aux dispositions légales, notre bureau fait usage de son site internet pour la communication à ses clients de certaines informations. L'utilisation d'un site web pour informer un client est considérée comme adaptée au contexte dans lequel sont conduites les affaires s'il est prouvé que ce client a un accès régulier à l'internet. La fourniture par le client d'une adresse email comme moyen de communication aux fins de la conduite de ses affaires avec notre bureau constitue une preuve de cet accès régulier.

Information correcte et complète

La qualité de nos prestations dépend de la qualité de l’information que vous nous communiquez. C’est la raison pour laquelle il est important que vous communiquiez à notre bureau des informations correctes et complètes tant avant la conclusion d’un contrat d’assurances qu’en cours de contrat. Si vous communiquez des informations incorrectes ou incomplètes, notre bureau ne peut être tenu pour responsable des conséquences qui en découleraient. Dans le cadre de nos prestations, vous recevrez de notre bureau différents documents. Il vous appartient de les lire avec attention, notre bureau se tenant à votre disposition pour toute explication ou remarque éventuelle. Dans tous les cas, il vous appartient de vérifier que les documents qui vous sont soumis sont conformes à vos exigences et besoins. Merci de vérifier que les documents transmis sont bien conformes et de nous signaler toute anomalie.

Commissions

Cadre législatif : article 296/1 de la loi du 4 avril 2014, modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d’assurance.
Les commissions que notre bureau reçoit des compagnies d’assurance sont conformes aux exigences légales et n’ affectent pas la qualité du service rendu au client, ni l’obligation d’agir de manière loyale, équitable et professionnelle dans l’intérêt de ses clients. Notre bureau fournit les informations sur les charges et coûts en temps voulu. Notre bureau ne reçoit pas d’incitations interdites qui nuiraient à la qualité des services fournis.

Conflits d’intérêt

Cadre législatif : article 279/283/287 de la loi du 4 avril 2014, modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d’assurance.

Notre bureau a comme priorité la volonté d’agir d’une manière honnête, équitable et professionnelle afin de servir au mieux les intérêts de ses clients.
Dans ce cadre et conformément à la législation, notre bureau a pris des mesures adéquates destinées à identifier, prévenir et gérer les conflits d’intérêts pouvant intervenir dans le cadre de ses activités.
Tenant compte de ce qui précède et des caractéristiques de nos activités, notre bureau a élaboré une politique écrite de gestion en matière de conflits d’intérêts dont le présent document est un résumé. Sur demande, vous pouvez obtenir un complément d’information qui vous sera fourni sur un support durable.

Identification des cas de conflits d’intérêts potentiels

Des conflits d’intérêts peuvent intervenir entre notre bureau (en ce compris toute personne qui lui est liée comme par exemple notamment les administrateurs, les gérants, les personnes qui exercent un contrôle sur l’entreprise, les salariés impliqués dans la prestation de services d’intermédiation en assurances et les sous-agents – ci-après “les personnes liées) et les clients, les clients entre eux.

Tenant compte des caractéristiques de notre bureau, nous avons identifié les cas potentiels de conflits d’intérêts. En voici quelques exemples :

  • Situation dans laquelle un gain financier peut être réalisé ou une perte financière évitée aux dépens du client,
  • Notre bureau a un intérêt dans le résultat d’un service d’intermédiation en assurances ou d’une transaction réalisée qui est différent de l’intérêt du client,
  • Notre bureau est incité, pour des raisons financières ou autres, à privilégier les intérêts d’un autre client ou groupe de clients par rapport à ceux du client concerné,
  • Notre bureau a la même activité professionnelle que le client,
  • Notre bureau reçoit d’une personne autre que le client un avantage en relation avec le service d’intermédiation en assurances fourni au client, sous la forme d’argent, de biens ou de services, autre que la commission ou les frais normalement pratiqués pour ce service.

Mesures

Notre bureau réalise un rapport annuel sur les conflits d’intérêt possibles. Notre bureau maintient des dispositions organisationnelles et administratives lui permettant de prendre toutes les mesures raisonnables (*) afin d’empêcher que des conflits d’intérêts nuisent aux intérêts de ses clients. Ces mesures sont proportionnelles aux activités exercées et aux produits d’assurance vendus. Notre bureau prend toutes les mesures appropriées (*) pour identifier les conflits d’intérêts pouvant survenir dans l’activité de distribution d’assurances entre nous, y compris nos administrateurs et employés, ou une personne qui n’est pas directement ou indirectement liée à nous par une relation de subordination, et nos clients ou entre nos clients.

(*)
Une note d’instruction interne
Une politique de rémunération ajustée
Une politique réservant à notre bureau le droit de refuser le service demandé en l’absence d’une solution concrète à un conflit d’intérêts spécifique dans le seul but de protéger les intérêts du client ;
Si nécessaire, la politique en matière de conflits d’intérêts de notre bureau sera adaptée ou mise à jour.

Transparence

Si les dispositions organisationnelles ou administratives que nous avons prises pour le traitement des conflits d’intérêts ne suffisent pas pour supposer raisonnablement que le risque de porter préjudice aux intérêts du client sera évité, notre bureau communiquera de façon claire et avant la conclusion du contrat d’assurance la nature générale ou les sources de conflits d’intérêts connus du client. Cette communication est faite sur un support durable et contient suffisamment de détails, en tenant compte du type de client, pour que celui-ci puisse prendre des décisions en toute connaissance concernant les activités de distribution d’assurances sur lesquelles le conflit d’intérêt est survenu.

Indépendance

Notre bureau ne détient pas directement ou indirectement 10% ou plus des droits de vote ou du capital d’une compagnie d’assurance donnée par participation directe ou indirecte. Aucune compagnie d’assurance ni société mère d’une compagnie d’assurance ne détient 10% ou plus, directement ou indirectement, des droits de vote ou du capital de notre bureau.

Conseil indépendant

Notre conseil repose toujours sur une analyse impartiale et personnelle, conforme aux dispositions de l’article 284 § 3. Notre bureau n’a aucune obligation contractuelle de faire des affaires de distribution d’assurance exclusivement avec une ou plusieurs compagnies d’assurance.

Connaissances et aptitudes professionnelles

Cadre législatif : article 266 et 267 de la loi du 4 avril 2014, modifié par la loi du 6 décembre 2018 transposant la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d’assurance.
Les responsables de notre bureau, les responsables de la gestion, les responsables de la distribution et les personnes en contact avec le public ont tous les connaissances professionnelles et les compétences professionnelles requises, telles que déterminées par le roi sur avis de la FSMA.
Une liste détaillée des cours suivis est tenue à jour au bureau.

Politique anti-blanchiment

Loi du 18 septembre 2017 sur la prévention du blanchiment de capitaux et financement du terrorisme et limitation de l’utilisation des espèces.
Lignes directrices et mesures de contrôle interne en vigueur
Notre société élabore et applique des politiques, procédures et mesures de contrôle interne efficaces, proportionnées quant à leur nature et à leur taille et comprenant au minimum :
Modèles de gestion des risques
Acceptation du client via la compagnie d’assurance
Vigilance à l’égard des clients et des transactions
Le signalement des soupçons
Conservation des documents
Contrôle interne
La gestion du respect des obligations légales et réglementations prises en application de celles-ci, ainsi que du règlement européen sur les transferts de fonds

Traitement des plaintes

Notre bureau a comme objectif de satisfaire ses clients. En cas de problème ou de question, notre bureau se tient à votre disposition. Si vous aviez une plainte concernant notre prestation de service que nous n’avons pas pu régler de commun accord, vous pouvez contacter le Service Ombudsman Assurances dont le siège est situé Square de Meeûs 35 à 1000 Bruxelles – Tel 02/547.58.71 - Fax. 02/547.59.75 - info@ombudsman.as - www.ombudsman.as.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies et interprétées conformément au droit belge.
Pour la version la plus récente de ces conditions générales de prestation de services d’intermédiation en assurances, veuillez-vous référer à notre site internet.